Zo schiet je IN je slippers en OUT of office: 5 tips om zorgeloos op vakantie te gaan

Het is zomer! Dé tijd dat veel collega’s (en waarschijnlijk jijzelf ook) een lekkere vakantie hebben geboekt! Vakantie is bedoeld om te ontspannen en op te laden. Wij, van KIREMA, hebben een checklist gemaakt.

Vink deze lijst af zodat je relaxed ‘Out of Office’ kunt gaan, want voordat je, je luchtbed opblaast en je slippers aantrekt zijn er enkele dingen waar je rekening mee kunt houden om ervoor te zorgen dat je écht kunt genieten van jouw Piña Colada of een ijskoud biertje tijdens je welverdiende zomervakantie.  

√ 1: Stel een out-of-office bericht in voor je e-mailaccounts 
Stel een out-of-office bericht in voor je e-mailaccounts om klanten en collega’s op de hoogte te houden, terwijl jij op je vakantie-slippers over het strand loopt. Dit voorkomt dat mensen onnodig op een reactie wachten en geeft duidelijkheid over wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Laat in je bericht weten hoelang je op vakantie bent en wie ze kunnen bereiken als er iets dringends is. 

√ 2: Maak een back-up (in de cloud) 
Zorg ervoor dat alle belangrijke gegevens en bestanden zijn geback-upt naar een veilige locatie, zoals een externe harde schijf, cloudopslag of een server. Wij, KIREMA, adviseren het gebruik van een cloudopslag regelmatig. Een digitale opslag biedt een groot voordeel doordat je overal ter wereld toegang hebt tot je gegevens. Dit betekent dat jij zelfs vanuit je ligbedje aan het zwembad, in het zonnige zuiden, kunt reageren bij noodgevallen en direct bij al je belangrijke informatie kunt. Dit is extra handig wanneer je een workation hebt, want of je nu een rapport moet raadplegen, een bestand moet bijwerken of belangrijke documenten moet delen met collega’s, de toegankelijkheid die cloudopslag biedt, zorgt ervoor dat je altijd kunt handelen en je collega’s kunt helpen, waar je ook bent.  

√ 3: Geef je collega’s digitaal toegang  
Voordat je op vakantie gaat is het handig om je accounts en systemen goed te beveiligen met sterke wachtwoorden en tweestaps verificatie. Je kan specifieke data en systemen delen met collega’s, zodat zij via hun eigen accounts ook tijdens jouw afwezigheid kunnen handelen wanneer dit nodig is. Beperk, de toegang tot gevoelige informatie, tot alleen degenen die het echt nodig hebben. Dit helpt om veiligheidsrisico’s te minimaliseren terwijl je weg bent.  

√ 4: Wijzig je wachtwoorden en check je systemen 
Vlak voordat je op vakantie gaat, is het verstandig om je wachtwoorden te wijzigen en al je systemen goed te controleren en te checken. Dit kun je zelf doen, maar hierin kan KIREMA je ook ondersteunen, door bijvoorbeeld te adviseren wat sterke wachtwoorden zijn, tweestapsverificatie in te stellen en je wachtwoorden regelmatig te vernieuwen. Zo verklein je het risico op ongeautoriseerde toegang. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat alle automatiseringen goed functioneren, je out-of-office bericht up-to-date is en je collega’s toegang hebben tot benodigde informatie. Zo kun je met een gerust hart ontspannen en volledig genieten van je welverdiende vakantie, wetende dat je digitale veiligheid en bedrijfsprocessen optimaal zijn geregeld.  

√ 5: Ga out-of-office met een knipoog 
Check, check, dubbel check! Heb je de eerste 4 checks afgevinkt? Neem dan als laatste een foto van je koffiemok op je bureau en zet deze als je profielfoto in je e-mail. In je automatische out-of-office e-mailbericht vermeld je: ‘Momenteel heb ik mijn koffiemok ingeruild voor een tropische cocktail, want ik heb vakantie. Mijn koffiemok en ik pakken het werk weer op, op [datum]. Voor dringende zaken, contacteer mijn collega die wél op kantoor is.’